Warum ist eine Integration von Telefon und HubSpot sinnvoll?
Das wohl wichtigste Arbeitsmittel des B2B Key Account Managers ist und bleibt auch im Digital Sales das Telefon. Geschäftsbeziehungen pflegen, Kundenprobleme lösen, Fragen beantworten, Kunden besuchen, Märkte analysieren, Vertriebsstrategien entwickeln und neue Kunden gewinnen - gehören laut Karrierebibel zu seinen Aufgaben.
In zahlreichen Fällen erweist sich das Telefon als das effektivste Mittel zur Anreicherung von Stammdaten.
Und ein großer Teil von diesen Aufgaben wird mit dem eigenen Team abgestimmt und in der "Kundenakte", also in dem CRM System für die Zukunft festgehalten.
Damit diese Abstimmungsaufgaben dich in deiner Vertriebsenergie nicht bremsen, habe ich meine Hitliste, der Top-Möglichkeiten Zeit und Aufwand im Kundenkontakt zu reduzieren zusammengestellt.
Ein Telefonat besteht also aus drei bis vier Schritten:
- Die Gesprächsverbindung aufbauen
- Das Gespräch führen
- Das Ergebnis in einer Notiz festhalten und
- Eine Folge-Aufgabe ggf. notieren
Bei drei der vier Schritte kann die HubSpot CRM Plattform helfen:
- Gesprächsaufbau per Klick auf die Telefonnummer ("Click-to-Call")
- Protokollierung des Gesprächsergebnisses in einer Notiz
- Follow-up Aufgabe für sich selbst oder einen Kollegen festhalten
Nun ja, das eigentliche Gespräch musst du noch selbst führen. (Obwohl erste Apps zeigen, dass die Software auch diesen Schritt übernehmen könnte.) 😂
Welche Möglichkeiten der Integration gibt es grundsätzlich?
Für eine bequeme Verbindung von HubSpot mit der Telefonanlage gibt es drei Möglichkeiten:
- Die 'eingebaute' Telefonfunktion von HubSpot
- Eine direkte Integration per API
- Eine in-direkte Verbindung über ein Integrationsprodukt
Überblick der Verbindungen von Telefon und HubSpot
- HubSpot Calling - Inbound und Outbound Telefonie voll integriert in HubSpot
- HubSpot Mobile App - Telefonie und (fast) alle anderen Funktionen auf iOS und Android
- AirCall - Inbound und Outbound VoIP Telefonie, perfekt mit HubSpot integriert
- Connectandsell - Powerdialer für "8-10x More Live Conversations"
- Sipgate - den Sipgate Client mit HubSpot integrieren
- Sync.blue - indirekte Verbindung zu vielen Systemen
HubSpot Calling - Die 'eingebaute' Telefonfunktion
Die HubSpot CRM Platform hat in allen Varianten direkt eine Telefoniefunktion eingebaut. Ohne weiteren Aufwand kann direkt per Klick auf die Nummer telefoniert werden.
Die einzige Voraussetzung ist, dass du ein sehr gutes Mikrofon und Lautsprecher verwendest. Idealerweise ein Headset, damit dein Gesprächspartner nicht das Gefühl bekommt, dass du in einer Gießkanne sitzt.
Bei der erstmaligen Verwendung aktivierst du die Telefonnummer, die bei deinem Gesprächspartner angezeigt wird. Das ist eine frei wählbare Telefonnummer - Mobil oder Festnetz. Zur Überprüfung, dass es auch wirklich deine Nummer ist, und du dich nicht vertippt hast, ruft dich das System beim ersten Mal auf dieser Nummer an (oder sendet eine SMS) und nennt dir einen Verifikationscode.
Direkt nach dem Ende des Gesprächs kannst du den Inhalt des Gesprächs in einer Notiz protokollieren. Diese Notiz ist mit dem Kontakt verknüpft und kann von allen Team-Kollegen eingesehen werden.
Im B2B Vertrieb folgt aus einem Gespräch wohl in den allermeisten Fällen eine Folge-Aufgabe. Daher erinnert dich die Plattform auch gleich nach dem Gespräch daran, doch gleich eine Follow-Up-Aufgabe einzutragen und zu terminieren.
HubSpot eingehende Anrufe
Für eingehende Anrufe - Inbound Telefonie - beantragst du eine eigene, neue Telefonnummer. Eine bestehende Telefonnummer deines Unternehmens müsstest du dann auf diese neue Nummer weiterleiten. Oder die Nummer zu HubSpot portieren. Dieser Service ist bereits in 10 Ländern verfügbar.
In deinem Browser wartet dein HubSpot dann auf die Anrufe. Sobald ein Gespräch zustande kommt, bietet das System an, das Gespräch aufzuzeichnen und zu transkribieren. Bitte achte darauf, eine Genehmigung vor der Aufzeichnung einzuholen.
Die Kosten
In den HubSpot Lizenzen sind bereits einige Telefonieminuten enthalten:
Kostenloses CRM: 15 Minuten
Sales Hub Starter: 8 Stunden
Sales Hub Professional: 16 Stunden
Sales Hub Enterprise: 33 Stunden
Die HubSpot App auf dem Smartphone
Eine Übersicht zum Thema Telefonintegration mit HubSpot ist nur vollständig, wenn ich auch die HubSpot CRM App für iOS oder Android vorstelle.
Denn die App ist ein echter Knaller. Nicht nur für die 'Road-Warriors', sondern auch für alle Vertriebsprofis, die vom Büro, oder aus dem Meeting heraus flexibel arbeiten wollen.
Für viele von uns ist das Smartphone ja ohnehin das Telefon der Wahl. Oft auch weil die (drahtlosen) Kopfhörer qualitativ sehr gut - und vor allem geübt und gewohnt sind.
Und mit Flatrate-Tarifen können Telefonate ohne Ende geführt werden. Keine hohen Zusatzgebühren von Telefonanlagen-Herstellern.
Schon mal einen Text mit Siri oder Google diktiert? Solltest du unbedingt ausprobieren! Denn die Spracherkennung ist inzwischen ganz erstaunlich fortgeschritten. Damit wird das ausführliche Protokoll des letzten Anrufs oder Meetings zur einfachen Spracheingabe. Und keine endlos aufwändigen Tipp-Orgien mehr.
Die wichtigsten Funktionen sind:
- Bearbeiten von Kontakten, Aufgaben, E-Mails
- Chat-Konversationen von der Website annehmen
- Zugang zu den Vorlagen, Snippets und Sequenzen
- Einfügen von Meeting-Links in andere Smartphone Apps (z.B. WhatsApp, LinkedIn, iMessage)
- Bearbeiten von Deals
AirCall - Inbound und Outbound VoIP Telefonie, perfekt mit HubSpot integriert
Aircall - wird als App direkt in die HubSpot Plattform integriert. Der Mitarbeiter telefoniert zwar über die Oberfläche von Aircall, aber alle Anrufe werden in den Aktivitäten von HubSpot protokolliert.
- Click-to-Call
- Anruf Protokollierung
- Telefon-Minuten Abrechnung über Aircall
- Preisinformationen
Die Kosten
AirCall berechnet ab 30 USD pro Benutzer pro Monat.
Connectandsell - Powerdialer für HubSpot
Die ConnectAndSell-Lösung vereint Technologie mit einem menschlichen Ansatz. Diese Kombination ermöglicht schnelle Gespräche und einen nahtlosen Übergang von der Plattform zu deinem Gespräch. Der erste Teil der Lösung ist eine cloudbasierte Software, die den ausgehenden Anrufprozess startet, sobald du dich einloggst. Du kannst direkt auf deine Kontakte über die Plattform oder dein eigenes HubSpot-System zugreifen. Die Technologie übernimmt das Wählen. Dennoch werden 97% der angerufenen Personen nicht sofort abheben. Daher umfasst die ConnectAndSell-Lösung ein globales Netzwerk hochqualifizierter Agenten, die als deine virtuellen Assistenten agieren; sie navigieren durch Gatekeeper, IVR-Systeme, Telefonbäume und andere Hindernisse, um Gesprächszeit für dich zu gewinnen. Die geschulten Agenten sind in Anrufstrategien ausgebildet, die darauf abzielen, deine Zielpersonen ans Telefon zu bekommen, während sie dich und dein Unternehmen mit höflicher Professionalität repräsentieren. ConnectAndSell-Agenten sprechen nie direkt mit deinem Interessenten. Sobald dein Interessent "Hallo" sagt, wirst du in Bruchteilen einer Sekunde in das Gespräch eingebunden. Wenn du bereit bist, Gespräche zu führen, starte ConnectAndSell und lehne dich zurück, während ConnectAndSell mehrere Nummern auf deiner Anrufliste parallel wählt. Die Verbindungen werden parallel hergestellt, was bedeutet, dass die Technologie das Wählen übernimmt, während die Agenten Telefonbäume für mehrere Kontakte gleichzeitig durchlaufen.
In eigenen Projekten haben wir mit dieser Technologie eine Steigerung der Anzahl Anrufe pro Stunde um den Faktor 5 messen können.
Die Kosten
Preisauskünfte nur auf Anfrage
Sipgate Telefonie
Sipgate - wird so mit der HubSpot Plattform verbunden, dass der Mitarbeiter zwar mit dem Sipgate Client telefoniert, aber alle eingehenden und abgehenden Anrufe in den HubSpot Aktivitäten protokolliert.
- Click-to-Call
- Anruf Protokollierung
- Telefon-Minuten Abrechnung über Sipgate
- Preisinformationen
Eine indirekte Verbindung über Sync.blue
Darüberhinaus ermöglicht Sync.blue die Click-to-call Integration mit den Telefonanlagen der Hersteller:
- 3CX
- AGFEO
- AGFEOtel
- Asterisk
- Auerswald
- AVM FritzBox!
- CorpoTel
- Deutsche Telefon
- easybell
- gnTel
- innovaphone
- INOPLA
- NFON
- O2 digital phone
- Pascom
- Phonalisa
- Placetel
- sipgate
- STARFACE
- tiptel
- UCware
- Unify
- XELION
Technisch funktioniert die Integration so, dass die Kontakte aus dem CRM System als neues Telefonbuch in die Telefonanlage integriert werden.
Es steht sowohl eine 1-Wege oder 2-Wege Synchronisation zur Wahl..
Die eigentliche Integration ist technisch nicht sehr aufwändig. Und sollte von einem geübten Businessanwender selbst gemacht werden können.
Die automatische Protokollierung der Anrufe ist zum heutigen Stand nicht möglich. Nach Rückfrage bei Sync.blue ist diese Möglichkeit für die Zukunft vorgesehen.
Die Kosten
Sync.blue berechnet etwa 2,60 Euro pro Ziel und pro Benutzer pro Monat. Einige Hersteller von Telefonanlagen berechnen allerdings zusätzliche Lizenzgebühren für die Möglichkeit der Integration eines externen Telefonbuchs.
Mein persönlicher Tipp:
Die HubSpot Telefonie Funktionen sind einwandfrei geeignet, um die allermeisten Standard-Telefonsituationen abzudecken.
