Dein Telefon mit der HubSpot CRM Platform verbinden [Ratgeber]

Eines der wohl wichtigsten Arbeitsmittel des B2B Key Account Managers ist und bleibt auch im Digital Sales das Telefon. Geschäftsbeziehungen pflegen, Kundenprobleme lösen, Fragen beantworten, Kunden besuchen, Märkte analysieren, Vertriebsstrategien entwickeln und neue Kunden gewinnen - gehören laut Karrierebibel zu seinen Aufgaben.

Und ein großer Teil von diesen Aufgaben wird mit dem eigenen Team abgestimmt und in der "Kundenakte", also in dem CRM System für die Zukunft festgehalten. 

Damit diese Abstimmungsaufgaben dich in deiner Vertriebsenergie nicht bremsen, habe ich meine Hitliste, der Top-Möglichkeiten Zeit und Aufwand im Kundenkontakt zu reduzieren zusammengestellt.

Ein Telefonat besteht also aus drei bis vier Schritten:

• Die Gesprächsverbindung aufbauen
• Das Gespräch führen
• Das Ergebnis in einer Notiz festhalten und
• Eine Folge-Aufgabe ggf. notieren

Bei drei der vier Schritte kann die HubSpot CRM Platform helfen:

1. Gesprächsaufbau per Klick auf die Telefonnummer ("Click-to-Call")
2. Protokollierung des Gesprächsergebnisses in einer Notiz
3. Follow-up Aufgabe für sich selbst oder einen Kollegen festhalten

Nun ja, das eigentliche Gespräch musst du noch selbst führen. (Obwohl erste Versuche zeigen, dass die Google KI auch diesen Schritt übernehmen könnte.) 😂 

Welche Möglichkeiten der Integration gibt es grundsätzlich?

Für eine bequeme Verbindung von HubSpot mit der Telefonanlage gibt es drei Möglichkeiten:

• Die 'eingebaute' Telefonfunktion von HubSpot
• Eine direkte Integration per API 
• Eine in-direkte Verbindung über ein Integrationsprodukt

In einem aktuellen Projekt mit LegalTegrity haben wir diese Möglichkeiten zusammengetragen. Danke auch an Ben Folgmann, der als Teamlead Customer Success die Telefon-Integration bei LegalTegrity verantwortet, für die wertvollen Rückmeldungen aus der Praxis.

Die 'eingebaute' Telefonfunktion von HubSpot

Die HubSpot CRM Platform hat in allen Varianten direkt eine Telefoniefunktion eingebaut. Ohne weiteren Aufwand kann direkt per Klick auf die Nummer telefoniert werden. 

Die einzige Voraussetzung ist, dass du ein sehr gutes Mikrofon und Lautsprecher verwendest. Idealerweise ein Headset, damit dein Gesprächspartner nicht das Gefühl bekommt, dass du in einer Gießkanne sitzt.

Bei der erstmaligen Verwendung aktivierst du die Telefonnummer, die bei deinem Gesprächspartner angezeigt wird. Das ist eine frei wählbare Telefonnummer - Mobil oder Festnetz. Zur Überprüfung, dass es auch wirklich deine Nummer ist, und du dich nicht vertippt hast, ruft dich das System beim ersten Mal auf dieser Nummer an (oder sendet eine SMS) und nennt dir einen Verifikationscode.

Direkt nach dem Ende des Gesprächs kannst du den Inhalt des Gesprächs in einer Notiz protokollieren. Diese Notiz ist mit dem Kontakt verknüpft und kann von allen Team-Kollegen eingesehen werden.

Im B2B Vertrieb folgt aus einem Gespräch wohl in den allermeisten Fällen eine Folge-Aufgabe. Daher erinnert dich die Plattform auch gleich nach dem Gespräch daran, doch gleich eine Follow-Up-Aufgabe einzutragen und zu terminieren.

Die Kosten

In den HubSpot Lizenzen sind bereits einige Telefonieminuten enthalten:

Kostenloses CRM: 15 Minuten
Sales Hub Starter: 8 Stunden
Sales Hub Professional: 16 Stunden
Sales Hub Enterprise: 33 Stunden

Die eingebaute Telefoniefunktion basiert übrigens auf Twilio. 
Das wird spätestens dann deutlich, wenn du weitere Telefon-Minuten kaufen möchtest.

Eine direkte Integration per API

Im HubSpot Marketplace finden sich 53 Anbieter von Telefonie-Integrationen (Stand 02/2021). 

Davon sind allerdings nur eine Handvoll für den deutschen Markt relevant:

• Aircall
• Sipgate
• Twilio

Aircall - wird als App direkt in die HubSpot Plattform integriert. Der Mitarbeiter telefoniert zwar über die Oberfläche von Aircall, aber alle Anrufe werden in den Aktivitäten von HubSpot protokolliert.

HubSpot | Aircall Integration

• Click-to-Call
• Anruf Protokollierung
• Telefon-Minuten Abrechnung über Aircall 
• Preisinformationen

Sipgate - wird so mit der HubSpot Plattform verbunden, dass der Mitarbeiter zwar mit dem Sipgate Client telefoniert, aber alle eingehenden und abgehenden Anrufe in den HubSpot Aktivitäten protokolliert.

• Click-to-Call
• Anruf Protokollierung
• Telefon-Minuten Abrechnung über Sipgate
• Preisinformationen

Twilio - wird als Telefonieanbieter direkt und transparent in die HubSpot Platform integriert. Twilio setzt eine Sales Hub Professional oder Enterprise Lizenz pro Benutzer voraus. Die integrierten Telefonfunktionen von HubSpot basieren übrigens auf Twilio.

• Click-to-Call
• Anruf Protokollierung
• Telefon-Minuten Abrechnung über Twilio 
• Preisinformationen

Die indirekte Verbindung über Phonemondo

UPDATE 12.7.2021: Inzwischen ist eine vorkonfigurierte Verbindung von Placetel zu HubSpot über phonemondo verfügbar. Die Integration ist recht elegant gelöst und mithilfe der Anleitung leicht umzusetzen. In den HubSpot Aktivitäten erscheinen damit alle eingehenden und abgehenden Anrufe. Click-to-Call ist natürlich ebenfalls möglich.

Die indirekte Verbindung über Phonebridge

Darüberhinaus ermöglicht Phonebridge die Click-to-call Integration mit den Telefonanlagen der Hersteller:

• 3CX
• AGFEO
• AGFEOtel
• Asterisk
• Auerswald
• AVM FritzBox!
• CorpoTel
• Deutsche Telefon
• easybell
• gnTel
• innovaphone
• INOPLA
• NFON
• O2 digital phone
• Pascom
• Phonalisa
• Placetel
• sipgate
• STARFACE
• tiptel
• UCware
• Unify
• XELION

Technisch funktioniert die Integration so, dass die Kontakte aus dem CRM System als neues Telefonbuch (per LDAP) in die Telefonanlage integriert werden. 

Es handelt sich also um eine one-way Verbindung aus dem HubSpot System, in Richtung der Telefonanlage.

Die eigentliche Integration ist technisch nicht sehr aufwändig. Und sollte von einem geübten Businessanwender selbst gemacht werden können.

Die automatische Protokollierung der Anrufe ist zum heutigen Stand nicht möglich. Nach Rückfrage bei Phonebridge ist diese Möglichkeit für die Zukunft vorgesehen.

Die Kosten

Phonebridge berechnet 9 Euro pro Monat für 1.000 Kontakte, die von HubSpot in die Telefonanlage integriert werden. Einige Hersteller von Telefonanlagen berechnen allerdings zusätzliche Lizenzgebühren für die Möglichkeit der Integration eines externen Telefonbuchs.

Fazit

Mein persönliches Fazit ist, dass  Click-to-Call nur ein Anfang ist. Du wirst sehr schnell bemerken, dass die Protokollierung und die Möglichkeit Follow-up-Aufgaben zu erstellen, die größte Produktivitätssteigerung birgt.

Bonus: Telefonie-Integration mit der HubSpot App auf dem iPhone

Eine Übersicht zum Thema Telefonintegration mit HubSpot ist nur vollständig, wenn ich auch die HubSpot CRM App für iOS oder Android vorstelle.

Denn die App ist ein echter Knaller. Nicht nur für die 'Road-Warriors', sondern auch für alle Vertriebsprofis, die vom Büro, oder aus dem Meeting heraus flexibel arbeiten wollen. 

Für viele von uns ist das Smartphone ja ohnehin das Telefon der Wahl. Oft auch weil die (drahtlosen) Kopfhörer qualitativ sehr gut - und vor allem geübt und gewohnt sind.

Und mit Flatrate-Tarifen können Telefonate ohne Ende geführt werden. Keine hohen Zusatzgebühren von Telefonanlagen-Herstellern.

Schon mal einen Text mit Siri oder Google diktiert? Solltest du unbedingt ausprobieren! Denn die Spracherkennung ist inzwischen ganz erstaunlich fortgeschritten. Damit wird das ausführliche Protokoll des letzten Anrufs oder Meetings zur einfachen Spracheingabe. Und keine endlos aufwändigen Tipp-Orgien mehr.

Die wichtigsten Funktionen sind:

• Bearbeiten von Kontakten, Aufgaben, E-Mails
• Chat-Konversationen von der Website annehmen
• Zugang zu den Vorlagen, Snippets und Sequenzen
• Einfügen von Meeting-Links in andere Smartphone Apps (z.B. WhatsApp, LinkedIn, iMessage)
• Bearbeiten von Deals