Durchschnittlich nur jedes dritte mittelständische Unternehmen in Deutschland hat nach eigenen Angaben das nötige Know-how an Bord, um die Möglichkeiten der Digitalisierung im Vertrieb voll auszuschöpfen und die digitale Transformation voranzutreiben. Im Dienstleistungssektor ist es sogar nur jedes fünfte Unternehmen. Dies sind die erschreckenden Ergebnisse einer Studie der Unternehmensberatung Baulig Company zum Status Quo in der Digitalisierung des Vertriebs.
Was hilft gegen die Misere? Konsequente Qualifizierung. Strukturierte und transparente Prozesse. Und deren detaillierte Dokumentation in einem Sales-Playbook.
Sales-Playbook: dein „Single Point of Truth”
Wie sind die Informationen in deiner Vertriebsorganisation strukturiert? Hat dein Team alle Unterlagen an einer zentralen Stelle gesammelt? Oder schlummern sie vielmehr in unzähligen Word- und Textdateien in vielen Versionen an verschiedensten Stellen eures Netzwerks?
Stell dir ein Sales-Playbook vor wie eure Schaltzentrale. Jedes noch so kleine Detail, das für die Vertriebsarbeit wichtig sein könnte, wird hier gespeichert. Und zwar nur hier. Jeder Mitarbeiter kann auf all diese Details zugreifen, ob grundlegende Informationen zu Prozessen und Strukturen in deiner Vertriebsmethode oder wertvolle Sales-Argumentation.
Dein Sales-Playbook ist der „Single Point of Truth” deines Teams, die zentrale Anlaufstelle für alle aktuellen Informationen. Nebenschauplätze? Brauchst du nicht mehr. Dein Sales-Playbook enthält alles, was dein Vertriebsteam benötigt.
15 Vorteile, auf die du ohne Sales-Playbook verzichten müsstest
Du hast noch nicht so recht eine Vorstellung davon, wie dir ein Sales-Playbook nutzen könnte? Diese Argumente werden dir helfen, dich für dieses unverzichtbare Instrument des Vertriebs zu entscheiden:
- Nutze optimierte und transparente Prozessabläufe, die ihr Automatisierungspotenzial offenbaren.
- Deine Mitarbeiter haben kürzere Reaktionszeiten und können so besser auf ihre Kunden eingehen.
- Mache deine Best-Practices transparent. Stelle allen Kollegen die besten Vertriebsstrategien zur Verfügung.
- Baue ein skalierbares System auf, das mit deiner Vertriebsorganisation mitwächst.
- Gib deinen Mitarbeitern einen sicheren Leitfaden an die Hand, der sie dabei unterstützt, die täglichen Herausforderungen der Vertriebsarbeit zu meisten.
- Das Sales-Playbook ist das perfekte Instrument für die schnelle und effiziente Einarbeitung neuer Vertriebsmitarbeiter.
- Verzeichne enorme Produktivitätsgewinne. Gib deinen Mitarbeitern die Chance, ihre Verkaufsgespräche schneller und zielstrebiger zum Abschluss zu bringen – mehr Umsatz garantiert!
- Mit einem Sales-Playbook bleiben Umsätze nicht mehr dem Zufall überlassen. Du realisierst planbare Gewinne.
- Verbessere die Kundenbindung an jedem beliebigen Touchpoint.
- Richte dein Team einfacher an den Kernzielen und Plänen der Organisation aus.
- Definiere erprobte Strategien, die deine Mitarbeiter sicher durch den Verkaufszyklus leiten.
- Ein Sales-Playbook reduziert die Suchzeiten enorm, da wichtige Informationen immer auf Knopfdruck bereitstehen.
- Teile Wissen einfach mit dem gesamten Team – ohne Memos, ohne Meetings.
- Der definierte Prozess macht Fehler transparent und hilft, diese zukünftig zu vermeiden.
- Halte deine Vertriebsinformationen stets aktuell – an einer zentralen Stelle, ohne zig veraltete Daten zu fürchten.
Zuständigkeiten klären: Benenne einen Verantwortlichen!
Im ersten Schritt geht es darum, einen Verantwortlichen zu benennen, der für die Umsetzung des Projekts zuständig ist. Die initiale Idee stammt zwar meist von der Vertriebsleitung, doch die Umsetzung sollte bei einem erfahrenen Mitarbeiter liegen, der den Prozess fortlaufend forcieren kann.
Dieser Verantwortliche wird ein Team zusammenstellen, das neben dem Vertriebsleiter und den Top-Performern der Vertriebsorganisation auch Experten einbezieht, die außerhalb des Vertriebs angesiedelt sind. Etwa Spezialisten aus dem Marketingteam. Produktdesigner. Außendiensttechniker. Und auch Mitglieder aus dem Management.
Der Playbook-Manager hat eine koordinierende Funktion. Er trägt Informationen aus den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen zusammen, die für die Vertriebsarbeit relevant sind. Zudem sorgt er für eine reibungslose Zusammenarbeit des interdisziplinären Teams.
Übrigens: Auch für die fortlaufende Weiterentwicklung und Pflege des Sales-Playbooks sollte es eine verantwortliche Person geben. Diese überprüft die Inhalte auf ihre Aktualität, fügt neue Informationen hinzu und verwirft, was für die Vertriebsarbeit nicht mehr relevant ist. Internes Feedback von den Kollegen kann dabei sehr hilfreich sein, ebenso wie regelmäßige Review-Events oder interne Audits.
Inhalte eines Sales-Playbooks: Das muss drinstehen!
Die gute Nachricht zuerst: Ein Sales-Playbook ist eine höchstindividuelle Angelegenheit. Welche Informationen du darin festhalten möchtest, richtet sich also ganz nach deinem Bedarf. Aber: Eine ganze Reihe von Informationen sollte in jedem Sales-Playbook auftauchen. Lass dich von unserer Zusammenfassung für dein eigenes Vertriebskonzept inspirieren:
- Informationen zum Unternehmen: Fasse die Mission und die Werte des Unternehmens zusammen. Stelle das Team mit all seinen Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten vor und halte die Struktur der Vertriebsorganisation in einem Organigramm fest. Auch den Onboarding-Prozess solltest du an dieser Stelle definieren.
Produkte & Preise: Gib einen Überblick über die angebotenen Produkte und Dienstleistungen sowie deren Preise. Auch Kaufprozesse und USPs sind hier gut angesiedelt.
- Buyer Persona: Definiere, wie euer idealer Kunde aussieht. Dazu gehören neben Eigenschaften wie Alter, Branche, berufliche Position oder Lebensstil auch Informationen dazu, über welche Medien und Kanäle er am besten zu erreichen ist.
- Verkaufsargumentation: Ausgehend von den „Pain Points“ der Buying Persona fasst du verschiedene Argumentationsrichtlinien in deinem Sales-Playbook zusammen. Zur Sprache kommen die Herausforderungen des Kunden, die Lösungsansätze des Unternehmens und die eigene Value-Proposition.
- Vertriebsprozess: An welchen Punkten treten die Vertriebsmitarbeiter mit den Kunden in Kontakt? Welche Rolle spielt in diesem Prozess das CRM-System, etwa für automatisierte Follow-ups, und wie wird mit Leads umgegangen? Beschreibe die Customer Journey der Kunden und definiere jeden Schritt des Vertriebsprozesses bis ins kleinste Detail.
- Provisionsstruktur: Welche Ziele oder Quoten müssen die Vertriebsmitarbeiter erreichen, um eine Provision oder einen Bonus zu erhalten? Erkläre den Compensation-Plan.
- Ressourcen: Welche Materialien können deine Mitarbeiter nutzen? Neben internen Dokumenten kommen auch Unterlagen aus dem Marketing in Frage. Beispiele: Whitepaper, Produktpräsentationen, Fachartikel, Referenzen und vieles mehr.
- Software: Halte fest, welche Software für welche Teilprozesse im Einsatz ist, wo die Mitarbeiter diese finden und wie sie sie korrekt verwenden.
- Key-Metrics: Definiere die KPIs, mit denen ihr den Erfolg eurer Vertriebsarbeit messen wollt. Welche Zielwerte sollen erreicht werden?
Tipp: Damit alle nötigen Informationen verfügbar sind, erreicht ein Sales-Playbook mitunter einen enormen Umfang. Entscheidend ist: Gestalte es so umfangreich wie nötig, aber so kompakt wie möglich.
Übrigens, ich arbeite im Rahmen der Playbook-Masterclass mit einem Whiteboard (miro). Dieses ist leicht zu bedienen und vor allem leicht zu ergänzen. Jeder Teilnehmer der Playbook-Masterclass teilt das Whiteboard mit seinen Mitarbeitern im Vertrieb in seinem eigenen Konto.
Schritt für Schritt: Sales-Playbook erstellen
Fürchtest du, dass der Aufwand für ein Sales-Playbook zu groß ist und das Projekt im Alltag ins Stocken gerät? Das ganze Geheimnis ist eine strukturierte Vorgehensweise, mit der der Verantwortliche Stück für Stück die notwendige Basis schafft. Nutze diese Checkliste, um den Prozess systematisch anzugehen:
- Schritt: Definiere deine Ziele!
Was möchtest du mit dem Sales-Playbook erreichen? Ob bessere Unterstützung der Kollegen, höhere Umsätze oder mehr Leads, definiere deine Ziele konkret und messbar.
- Schritt: Stelle ein starkes Team zusammen!
Eine Person trägt die Verantwortung – aber viele Experten steuern ihr Know-how bei.
- Schritt: Nutze vorhandenes Material!
Du musst das Rad nicht neu erfinden. Nutze bestehende Informationen als Basis für dein Sales-Playbook und baue sie konsequent aus.
- Schritt: Baue Kontakte zum Marketing auf!
Marketing und Vertrieb sollten Hand in Hand gehen. Bringe die Teams an einen Tisch, um einen reibungslosen Austausch vertriebsrelevanter Dokumente und Informationen sicherzustellen.
- Schritt: Dokumentiere eure Vertriebsprozesse!
Visualisiere und beschreibe die bestehenden Prozesse im Vertrieb. Jetzt kannst du sie optimieren und effizienter gestalten – und die Änderungen zügig kommunizieren.
- Schritt: Zeichne die erfolgreichsten Vertriebsstrategien auf!
Mit welchen Strategien kommen deine Top-Performer am häufigsten zum Abschluss? Dokumentiere sie im Sales-Playbook für alle Kollegen.
- Schritt: Definiere deine Buyer Persona!
Halte fest, was euren typischen Kunden ausmacht, seine Eigenschaften, Bedürfnisse und Sehnsüchte. Die Buyer Persona liefert unzählige Ansatzpunkte für die tägliche Vertriebsarbeit.
- Schritt: Zeige Lösungswege für die größten Herausforderungen auf!
Mit welchen Unsicherheiten haben deine Vertriebsmitarbeiter die größten Schwierigkeiten? Erarbeite Leitfäden dafür, wie sie diese lösen können.
- Schritt: Kläre die Terminplanung für das Sales-Playbook!
Ein Sales-Playbook zu erstellen, braucht Zeit. Lege dennoch einen Termin für die Fertigstellung fest. So vermeidest du, dass das Projekt ins Stocken gerät.
Sales-Playbook im Kontext der Digitalisierung
Im Prinzip gibt es keine vorgeschriebene Form, um ein Sales-Playbook umzusetzen – selbst als simples Worddokument oder PowerPoint-Präsentation könnte es seinen Zweck erfüllen. Aber sicherlich machst du dir die Mühe, um mehr aus deiner Vertriebsarbeit herauszuholen, statt sie lediglich zu dokumentieren.
Setze deshalb besser auf digitale Tools, die dir helfen, die Informationen übersichtlich zu bündeln und verfügbar zu machen. Kombiniere dein Sales-Playbook mit den unschlagbaren Vorteilen einer CRM-Cloudlösung wie dem HubSpot-CRM. Und sieh zu, wie sich deine Vertriebsarbeit fast von alleine auf ein neues Level hebt.
Du fragst dich, warum du eine CRM-Lösung brauchst? Weil sie dir viele Vorteile bietet, auf die nicht verzichten solltest:
- Schnelle Suche: Deine Mitarbeiter finden binnen Sekunden, was sie suchen, einfach per Stichwortsuche. So haben sie immer alle Informationen parat, ob im Kundentermin oder im Telefonat.
- Beliebige Formate: Es spielt keine Rolle, ob die Informationen als Text, Präsentation, Bild oder Video vorliegen, sie lassen sich in dein Sales-Playbook einfügen und wieder abrufen. Hinzu kommen interaktive Medien wie Frage-Antwort-Boxen und Verknüpfungen zu externen Medien.
- Verfügbarkeit: Unabhängig davon, von wo aus deine Mitarbeiter arbeiten, können sie immer auf die aktuellen Daten zugreifen, ob im Innen- oder Außendienst.
- Einfache Aktualisierung: Veraltete Informationen kannst du auf die Schnelle aktualisieren – und alle wissen Bescheid. Mehrere Fassungen derselben Datei gibt es nicht mehr. Du hast einen Eintrag schon länger nicht mehr kontrolliert? Das Dashboard zeigt dir, welche Informationen du überprüfen solltest.
- Zugänglichkeit: Egal wo in der CRM-Software sich deine Mitarbeiter gerade befinden, sie können immer ohne Umwege auf die benötigten Daten zugreifen.
- Struktur: Schluss mit unzähligen Einzeldokumenten – deine Mitarbeiter haben alle Informationen, die sie für ihre erfolgreiche Vertriebsarbeit brauchen, an einem Punkt versammelt.
Sales-Playbook erstellen – leg jetzt los!
Ich hatte es eingangs schon erwähnt: Den meisten Vertriebsorganisationen mangelt es im Bereich der Digitalisierung nicht an den Ideen, sondern an qualifiziertem Personal, das diese umsetzen könnte. Und genau da kommst du ins Spiel. Denn im Rahmen des P-ACE-Programms von Taipan Consulting begleiten wir dich Schritt für Schritt in eine digitale Zukunft, zu mehr Unterstützung und höheren, verlässlichen Umsätzen.
Du fragst dich, wie das funktioniert? In zwei einfachen Schritten, bei denen wir dich an die Hand nehmen:
- Schritt: P-Playbook-Masterclass
Gemeinsam definieren wir deinen Vertriebsprozess, erschaffen ein transparentes Bild von deiner Vertriebsorganisation und dokumentieren die Aufgabenverteilung. Ziel ist, dein Sales-Playbook Schritt für Schritt aufzubauen.
- Schritt: ACE-Activation-Masterclass
Ein Sales-Playbook ist keine Einbahnstraße. Ist es erst einmal erstellt, arbeiten wir gemeinsam daran, dass es deine Vertriebsarbeit tagtäglich ein Stück besser macht. In unseren fortlaufenden Workshops arbeiten wir immer wieder neue Anwendungssituationen aus. So bildest du deine Sales-Prozess zunehmend mit HubSpot ab. In diesem praxisnahen Aktivierungskonzept, das du ganz flexibel nutzen kannst, orientieren wir uns immer an deinem Erfahrungsstand. Es eignet sich für Neueinsteiger ebenso wie für erfahrene Vertriebsorganisationen.
Mit dem P-ACE-Programm von Taipan Consulting begleiten wir dich auf deinem Weg in eine erfolgreiche Zukunft. Mache dir die Macht der digitalen Technologie zu nutze und booste deine Umsätze auf ein neues Level.