Eines der wohl wichtigsten Arbeitsmittel des B2B Key Account Managers ist und bleibt auch im Digital Sales das Telefon. Geschäftsbeziehungen pflegen, Kundenprobleme lösen, Fragen beantworten, Kunden besuchen, Märkte analysieren, Vertriebsstrategien entwickeln und neue Kunden gewinnen - gehören laut Karrierebibel zu seinen Aufgaben.
Und ein großer Teil von diesen Aufgaben wird mit dem eigenen Team abgestimmt und in der "Kundenakte", also in dem CRM System für die Zukunft festgehalten.
Damit diese Abstimmungsaufgaben dich in deiner Vertriebsenergie nicht bremsen, habe ich meine Hitliste, der Top-Möglichkeiten Zeit und Aufwand im Kundenkontakt zu reduzieren zusammengestellt.
Ein Telefonat besteht also aus drei bis vier Schritten:
Bei drei der vier Schritte kann die HubSpot CRM Platform helfen:
Nun ja, das eigentliche Gespräch musst du noch selbst führen. (Obwohl erste Versuche zeigen, dass die Google KI auch diesen Schritt übernehmen könnte.) 😂
Für eine bequeme Verbindung von HubSpot mit der Telefonanlage gibt es drei Möglichkeiten:
In einem aktuellen Projekt mit LegalTegrity haben wir diese Möglichkeiten zusammengetragen. Danke auch an Ben Folgmann, der als Teamlead Customer Success die Telefon-Integration bei LegalTegrity verantwortet, für die wertvollen Rückmeldungen aus der Praxis.
Die HubSpot CRM Platform hat in allen Varianten direkt eine Telefoniefunktion eingebaut. Ohne weiteren Aufwand kann direkt per Klick auf die Nummer telefoniert werden.
Die einzige Voraussetzung ist, dass du ein sehr gutes Mikrofon und Lautsprecher verwendest. Idealerweise ein Headset, damit dein Gesprächspartner nicht das Gefühl bekommt, dass du in einer Gießkanne sitzt.
Bei der erstmaligen Verwendung aktivierst du die Telefonnummer, die bei deinem Gesprächspartner angezeigt wird. Das ist eine frei wählbare Telefonnummer - Mobil oder Festnetz. Zur Überprüfung, dass es auch wirklich deine Nummer ist, und du dich nicht vertippt hast, ruft dich das System beim ersten Mal auf dieser Nummer an (oder sendet eine SMS) und nennt dir einen Verifikationscode.
Direkt nach dem Ende des Gesprächs kannst du den Inhalt des Gesprächs in einer Notiz protokollieren. Diese Notiz ist mit dem Kontakt verknüpft und kann von allen Team-Kollegen eingesehen werden.
Im B2B Vertrieb folgt aus einem Gespräch wohl in den allermeisten Fällen eine Folge-Aufgabe. Daher erinnert dich die Plattform auch gleich nach dem Gespräch daran, doch gleich eine Follow-Up-Aufgabe einzutragen und zu terminieren.
In den HubSpot Lizenzen sind bereits einige Telefonieminuten enthalten:
Kostenloses CRM: 15 Minuten
Sales Hub Starter: 8 Stunden
Sales Hub Professional: 16 Stunden
Sales Hub Enterprise: 33 Stunden
Die eingebaute Telefoniefunktion basiert übrigens auf Twilio.
Das wird spätestens dann deutlich, wenn du weitere Telefon-Minuten kaufen möchtest.
Im HubSpot Marketplace finden sich 53 Anbieter von Telefonie-Integrationen (Stand 02/2021).
Davon sind allerdings nur eine Handvoll für den deutschen Markt relevant:
Aircall - wird als App direkt in die HubSpot Plattform integriert. Der Mitarbeiter telefoniert zwar über die Oberfläche von Aircall, aber alle Anrufe werden in den Aktivitäten von HubSpot protokolliert.
Sipgate - wird so mit der HubSpot Plattform verbunden, dass der Mitarbeiter zwar mit dem Sipgate Client telefoniert, aber alle eingehenden und abgehenden Anrufe in den HubSpot Aktivitäten protokolliert.
Twilio - wird als Telefonieanbieter direkt und transparent in die HubSpot Platform integriert. Twilio setzt eine Sales Hub Professional oder Enterprise Lizenz pro Benutzer voraus. Die integrierten Telefonfunktionen von HubSpot basieren übrigens auf Twilio.
UPDATE 12.7.2021: Inzwischen ist eine vorkonfigurierte Verbindung von Placetel zu HubSpot über phonemondo verfügbar. Die Integration ist recht elegant gelöst und mithilfe der Anleitung leicht umzusetzen. In den HubSpot Aktivitäten erscheinen damit alle eingehenden und abgehenden Anrufe. Click-to-Call ist natürlich ebenfalls möglich.
Darüberhinaus ermöglicht Phonebridge die Click-to-call Integration mit den Telefonanlagen der Hersteller:
Technisch funktioniert die Integration so, dass die Kontakte aus dem CRM System als neues Telefonbuch (per LDAP) in die Telefonanlage integriert werden.
Es handelt sich also um eine one-way Verbindung aus dem HubSpot System, in Richtung der Telefonanlage.
Die eigentliche Integration ist technisch nicht sehr aufwändig. Und sollte von einem geübten Businessanwender selbst gemacht werden können.
Die automatische Protokollierung der Anrufe ist zum heutigen Stand nicht möglich. Nach Rückfrage bei Phonebridge ist diese Möglichkeit für die Zukunft vorgesehen.
Phonebridge berechnet 9 Euro pro Monat für 1.000 Kontakte, die von HubSpot in die Telefonanlage integriert werden. Einige Hersteller von Telefonanlagen berechnen allerdings zusätzliche Lizenzgebühren für die Möglichkeit der Integration eines externen Telefonbuchs.
Mein persönliches Fazit ist, dass Click-to-Call nur ein Anfang ist. Du wirst sehr schnell bemerken, dass die Protokollierung und die Möglichkeit Follow-up-Aufgaben zu erstellen, die größte Produktivitätssteigerung birgt.
Eine Übersicht zum Thema Telefonintegration mit HubSpot ist nur vollständig, wenn ich auch die HubSpot CRM App für iOS oder Android vorstelle.
Denn die App ist ein echter Knaller. Nicht nur für die 'Road-Warriors', sondern auch für alle Vertriebsprofis, die vom Büro, oder aus dem Meeting heraus flexibel arbeiten wollen.
Für viele von uns ist das Smartphone ja ohnehin das Telefon der Wahl. Oft auch weil die (drahtlosen) Kopfhörer qualitativ sehr gut - und vor allem geübt und gewohnt sind.
Und mit Flatrate-Tarifen können Telefonate ohne Ende geführt werden. Keine hohen Zusatzgebühren von Telefonanlagen-Herstellern.
Schon mal einen Text mit Siri oder Google diktiert? Solltest du unbedingt ausprobieren! Denn die Spracherkennung ist inzwischen ganz erstaunlich fortgeschritten. Damit wird das ausführliche Protokoll des letzten Anrufs oder Meetings zur einfachen Spracheingabe. Und keine endlos aufwändigen Tipp-Orgien mehr.
Die wichtigsten Funktionen sind:
Und jetzt du: wie wirst du die Telefonie-Integration in deinen Sales-Prozess integrieren? Lass uns in einem kurzen Gespräch feststellen, welche Vorteile du dir ermöglichen könntest.